Vai trò của “quản lý tài liệu kỹ thuật số” đối với sự phát triển của ngành CNTT-VT Việt Nam?
Nếu không có một giải pháp “quản lý tài liệu kỹ thuật số” thích hợp, chúng ta sẽ không thể thực sự xây dựng và vận hành đúng mức những CSDL lớn tại Việt Nam, vì 100% tài liệu chính thức và mang tính pháp lý đều ở dạng giấy, hầu hết chúng cần phải được số hóa để đưa vào CSDL, nhưng vẫn mang tính pháp lý như bản chính. Cỗ máy OCR (nhận dạng chữ quang học) hỗ trợ tiếng Việt là phần đầu và cũng là một phần chủ yếu của giải pháp này. Những tính năng chủ yếu khác như phương thức kiểm tra, xác minh, tìm kiếm, truy lục, lưu trữ, bảo mật… đều quan trọng cho toàn bộ giải pháp “quản lý tài liệu kỹ thuật số”.
Được biết, năm 2008, Viện Công nghệ phần mềm và nội dung số Việt Nam (NISCI) đã ký kết hợp tác với Laserfiche để thử nghiệm, đánh giá và nhận đào tạo về bộ sản phẩm và phần mềm Laserfiche, trong đó có chuyển giao kiến thức và công nghệ có liên quan đến giải pháp tổng thể quản lý nội dung số và OCR tiếng Việt. Nếu chúng ta triển khai công nghệ này thì liệu Laserfiche có khắc phục được những trở ngại mà CNTT-VT Việt Nam đang gặp phải?
Từ góc độ quản lý CNTT, tôi có thể thấy được Laserfiche có những ưu điểm đối với nhu cầu trong nước và hỗ trợ đầy đủ để khắc phục các trở ngại/thách thức hiện nay như:
- Đó là giải pháp đã trưởng thành, rất mạnh, tuân thủ theo tiêu chuẩn quản lý tài liệu kỹ thuật số khó khăn nhất thế giới, đó là tiêu chuẩn 5015.2 của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ.
- Nó được sử dụng rộng rãi bởi nhiều tổ chức hàng đầu trên khắp thế giới, gồm các tổ chức chính quyền liên bang, chính quyền địa phương, tổ chức quốc phòng và an ninh, cộng đồng thương mại trong tất cả các ngành công nghiệp chủ yếu, từ lập pháp, an ninh quốc gia, hải quan, nhà hoạch định đô thị, giáo dục, y tế, ngân hàng đến lưu trữ hồ sơ quốc gia…
- Nó là một kiến trúc mở và độc lập về phần cứng, nên các tổ chức có thể dùng lại hoặc chọn lựa bất cứ trang thiết bị nào họ muốn để phù hợp với nhu cầu của chính mình.
- Và rõ ràng rằng là giải pháp này rất phổ biến với trên 25.000 tổ chức lớn chọn lựa và sử dụng, vì nó thân thiện với người dùng và có thể mở rộng từ những hệ thống nhỏ đến lớn, linh hoạt để thích ứng với các hệ thống CNTT hiện có khác, và kinh tế hơn bất cứ đối thủ cạnh tranh nào (nếu có trên thị trường).
Ý tưởng áp dụng một giải pháp đầy đủ để đáp ứng tất cả các điều kiện chủ yếu trên có lẽ là cách an toàn nhất, nhanh nhất và kinh tế nhất đối với công nghiệp CNTT hiện nay.
Để thực hiện tốt giải pháp trên, ông có khuyến nghị gì với cộng đồng CNTT-VT trong nước?
Giống như bất cứ giải pháp CNTT chủ yếu nào, muốn triển khai và sử dụng “quản lý tài liệu kỹ thuật số” Laserfiche, mỗi tổ chức nên cẩn thận nhận dạng, phân tích và chuẩn bị (những nhu cầu vận hành quản lý và hoạt động kinh doanh) trước khi thực hiện hệ thống. Laserfiche có một “danh mục kiểm tra” để hỗ trợ việc này. Tuy nhiên, vì công nghiệp CNTT trong nước chưa trưởng thành như tại Bắc Mỹ hoặc châu Âu, chúng ta cũng nên biết chắc chắn rằng những yếu tố chủ yếu khác (yêu cầu cho hệ thống, hệ thống hậu cần (back-office support system), các ứng dụng phía trước (front-end applications)…) đều được xác định và được xây dựng để đáp ứng cùng một lúc. Theo kinh nghiệm và quan sát của tôi, điều quan trọng là (a) thay đổi quản lý (cân bằng từ hoạt động theo các cách thủ công hiện nay dần dần thay thế bằng quy trình kỹ thuật số và tự động hóa); (b) bắt đầu với quy mô nhỏ hơn để địa phương hóa phát triển ứng dụng, cũng như để hoàn thiện mọi quy trình trước khi triển khai trên quy mô lớn và diện rộng; (c) đào tạo nhân viên trên cả hai mặt người sử dụng và người hỗ trợ kỹ thuật để tận dụng tối đa khả năng của giải pháp một khi triển khai rộng rãi.
Cá nhân tôi thấy rằng, nếu chúng ta trì hoãn triển khai giải pháp này càng lâu thì chúng ta sẽ có thông tin kỹ thuật số chính xác càng trễ để hình thành những CSDL thích hợp cho các hệ thống CNTT cần thiết cho đất nước. Do đó, điều quan trọng là triển khai giải pháp Laserfiche này càng sớm càng tốt, bắt đầu bằng những mức độ nhỏ hơn và dần dần mở rộng ra.
