I. Định nghĩa
Quy trình nhập liệu là một chuỗi các thao tác, xử lý, phân tích, so sánh, kiểm tra và kết xuất dữ liệu để cho ra sản phẩm cuối cùng.
Thông thường một quy trình nhập liệu phải trải qua các bước cơ bản sau:
1. Nhập dữ liệu từ bàn phím
2. Lưu dữ liệu nhập vào cơ sở dữ liệu thông qua chương trình nhập
3. So sánh dữ liệu nhập
a. So sánh giữa 2 lần nhập khác nhau
b. So sánh dữ liệu nhập với một cơ sở dữ liệu có sẵn
4. Kiểm tra dữ liệu sau khi so sánh (QC)
5. Kết xuất dữ liệu
II. Các Phương pháp nhập liệu
1. Nhập hai lần độc lập
Dữ liệu được nhập hai lần độc lập bởi hai nhân viên khác nhau. Chương trình tự động so sánh hai kết quả để lọc ra những dữ liệu khác nhau. Tỷ lệ khác biệt cao nhất ở hai bước này chỉ là 7%. Nhân viên thứ ba sẽ kiểm tra 100% dữ liệu khác nhau và chỉnh sửa dữ liệu đó chính xác hoàn toàn so với tài liệu gốc. Phương pháp này có độ chính xác khá cao nhưng lại tốn nhiều nhân lực.
2. Nhập một lần và kiểm lỗi
Nhân viên nhập nội dung tài liệu vào cơ sở dữ liệu thông qua chương trình nhập. Từ chương trình này, nhân viên thứ hai sẽ kiểm tra và đối chiếu 100% nội dung dữ liệu vừa được nhập với tài liệu gốc để sửa lỗi. Phương pháp này tiết kiệm thời gian và nhân lực song độ chính xác không cao bằng phương pháp trên.
3. Nhập một lần duy nhất và không cần kiểm tra
Đây là phương pháp chuyên biệt dành cho các dự án nhập liệu trực tuyến (online). Nhân viên nhập liệu chỉ được nhập một lần duy nhất vào cơ sở dữ liệu thông qua ứng dụng trực tuyến. Phương pháp này đòi hỏi đội ngũ nhân viên giỏi và có kinh nghiệm lâu năm.
II. Quy trình nhập liệu tối ưu!?
Có thể nói không có một quy tắc vàng nào để cho ra một quy trình nhập liệu tối ưu cho mọi dự án.
Mỗi một quản lý dự án phải tự nghiên cứu và đưa ra một quy trình thích hợp dựa trên đặc trưng của dự án và nguồn nhân lực sẵn có.
————-
Mr. Giải Pháp Số
