Tổng quan ERP – giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp

ITCenter: Phần mềm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP, là hệ thống giải pháp công nghệ tích hợp toàn bộ hoạt động của các phòng ban cũng như chức năng của toàn bộ công ty vào một hệ thống duy nhất nhằm đáp ứng những nhu cầu cụ thể của các chứng năng kinh doanh.

ERP là gì?

Việc xây dựng một giải pháp duy nhất mà có thể đáp ứng được nhu cầu của những người làm việc trong lĩnh vực tài chĩnh cũng như hỗ trợ cán bộ nhân sự và quản lý kho. Mỗi phòng ban về cơ bản đều có một hệ thống máy tính riêng được tối ưu theo những cách thức cụ thể phù hợp với từng phòng ban. Nhưng với hệ thống hoạch định nguồn nhân ERP thì công việc của tất cả các phòng ban đó sẽ được kết hợp vào cùng một  chương trình phần mềm tích hợp đơn để các phòng ban khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và kết nối với nhau. Việc tích hợp này có thể sẽ đem lại được rất nhiều ích lợi nếu như các công ty phát triển và ứng dụng phần mềm đó một cách đúng đắn.

Lấy ví dụ về việc nhận một đơn đặt hàng của khách hàng. Về cơ bản, khi một khách hàng đặt hàng thì đơn đặt hàng đó bắt đầu hành trình chủ yếu là trên giấy tờ, sau đó được luân chuyển từ bộ phận nghiệp vụ này sang bộ phận khác khắp công ty, và đơn hàng thường được nhập vào hay được nhập lại vào trong hệ thống máy tính của các phòng ban trong suốt lộ trình luân chuyển của đơn đặt hàng đó. Tất cả quá trình lang thang vòng quanh các bộ phận nghiệp vụ trong công ty sẽ dẫn đến tình trạng trì hoãn hoặc làm mất các đơn hàng và tất cả việc nhập liệu vào các hệ thống máy tính khác nhau sẽ gặp trục trặc. Trong khi, không ai trong công ty đó thực sự nắm bắt được thông tin về tình trạng của đơn hàng đó tại một thời điểm bất kỳ bởi vì không có cách nào khác. Ví dụ đối với phòng tài chính để truy nhập vào hệ thống máy tính của bộ phận quản lý kho để biết được liệu mặt hàng đang được khách hàng yêu cầu đã được xuất kho hay chưa. “Bạn sẽ phải gọi điện đến hỏi thông tin ở bộ phận quản lý kho” là điệp khúc khách hàng đã quá “ngán ngẩm”.

Với ERP không cần tồn tại những hệ thống riêng lẻ tại các phòng tài chính, nhân sự, sản xuất và quản lý kho. ERP thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm tích hợp duy nhất gồm nhiều phân hệ mà mỗi phân hệ chính là một phần mềm đơn lẻ trước kia. Tài chính, sản xuất và quản lý kho tất cả vẫn có những phần mềm tương ứng cho từng lĩnh vực, nhưng lúc này phần mềm này được tích hợp để một cá nhân nào đó làm trong lĩnh vực tài chính có thể nhìn vào dữ liệu trong phân hệ quản lý kho để xem liệu một đơn đặt hàng đã được chuyển hàng chưa. Phần mềm ERP của hầu hết các nhà cung cấp đều rất linh động để bạn có thể mua và cài đặt vài phân hệ cần thiết cho doanh nghiệp mà không cần phải mua tất cả các phân hệ. Ví dụ, nhiều công ty sẽ chỉ cài đặt một phân hệ tài chính hay nhân sự của hệ thống ERP tại một thời điểm còn những phân hệ khác sẽ dành cho dịp khác.

ERP có thể nâng cao hiệu quả công việc kinh doanh trong doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Hy vọng lớn nhất của ERP đối với việc các lợi ích mà nó đem lại chính là một kiểu nâng cấp cách thức nhận đơn đặt hàng và thúc đẩy đơn đặt hàng đó thành cơ hội bán hàng tạo doanh thu nhanh nhất – nói cách khác đó là tối ưu hóa quá trình thực hiện đơn đặt hàng. Đó là lý do tại sao ERP thường được coi là phần mềm “backdoor” của doanh nghiệp. Nó không xử lý được quá trình bán hàng trả trước (mặc dù hầu hết các nhà cung cấp ERP đều đã phát triển phần mềm CRM hoặc các nhà cung cấp CRM theo yêu cầu mà có thể làm điều này); hay đúng hơn, ERP nhận đơn đặt hàng của khách hàng và cung cấp một sơ đồ quy trình thao tác trong phần mềm để tự động hóa các bước dọc theo quy trình thực hiện đó. Khi một nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng của một khách hàng vào hệ thống ERP, người ấy sẽ có tất cả những thông tin cần thiết để thực hiện đơn đặt hàng đó.

Mọi người ở các phòng ban khác nhau đều nhìn thấy thông tin như nhau và có thể cập nhật những thông tin đó. Khi một phòng ban nào đó hoàn thành những bước cần thiết theo đúng quy trình đối với đơn đặt hàng đó thì hệ thống ERP sẽ tự động chuyển nó sang phòng khác để thực hiện bước tiếp theo trong quy trình kinh doanh. Để tìm một đơn đặt hàng ở bất cứ thời điểm nào,  chỉ cần truy nhập vào hệ thống ERP  bạn hoàn toàn có thể theo dõi và nắm bắt được đơn đặt hàng đó ngay lập tức. May mắn thay, quá trình tìm kiếm đơn đặt hàng sẽ triển khai nhanh như điện ngang qua toàn bộ công ty và khách hàng để nhận được đơn đặt hàng nhanh hơn, hạn chế tối đa sai sót có thể nảy sinh so với trước đây. ERP có thể đem lại sự kỳ diệu tương tự cho các quy trình kinh doanh khác, như vấn đề lợi ích của nhân viên hay lập báo cáo tài chính.Ít nhất đó chính là ước mơ mà ERP vươn tới, tuy nhiên, thực tế còn nhiều nan giải.